Mis à jour le 11 décembre, 2023

Caisse enregistreuse obligatoire ou non ? Tout ce qu’il faut savoir sur la réglementation

La question de l’obligation de caisse enregistreuse taraude de nombreux commerçants. La réglementation est complexe, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. Faut-il impérativement s’équiper d’une caisse ?

La réponse est non. La loi n’impose pas de s’équiper d’une caisse enregistreuse.

Mais si le commerçant enregistre ces règlements au moyen d’un logiciel, ce logiciel doit être certifié.

Qui est concerné ? Quels sont les risques en cas d’absence de certification ? Réponses dans ce guide détaillé.

Rappel de la loi anti-fraude de 2018

La loi visant à lutter contre la fraude fiscale à la TVA impose désormais aux commerçants utilisant un logiciel de caisse d’avoir un système certifié et parfaitement sécurisé. Concrètement, cela signifie que leur caisse enregistreuse doit :

  • Être inaltérable : aucune modification a posteriori des transactions possibles
  • Archiver et conserver les données pendant plusieurs années
  • Sécuriser les données pour empêcher toute perte ou vol

Bon à savoir : depuis 2018, seules les caisses répondant à ces critères sont autorisées.

En cas de non-conformité constatée lors d’un contrôle, le commerçant risque une amende pouvant aller jusqu’à 7 500€ par caisse non certifiée. Et en cas d’infractions répétées, la note peut même grimper jusqu’à 500 000€ !

Autant dire qu'il vaut mieux prendre cette réglementation au sérieux et bien choisir son matériel.

Qui est concerné par la réglementation des caisses enregistreuses ?

La loi s’applique à tous les professionnels assujettis à la TVA, dès lors qu’ils encaissent des particuliers, tous secteurs confondus. Qu’il s’agisse de restaurants, salons de coiffure, commerces de proximité ou e-commerces, tous sont logés à la même enseigne.

Seuls font exception à la règle :

  • Les entreprises vendant exclusivement à d’autres professionnels (B2B)
  • Les auto-entrepreneurs sous le seuil de la franchise en base de TVA
  • Les activités exonérées de TVA (certains organismes de formation par exemple)

Comment prouver la conformité de sa caisse enregistreuse ?

Lors d’un contrôle, il vous faudra être en mesure de justifier la certification de votre matériel. Deux possibilités s’offrent à vous :

1. La certification NF 525

Il s’agit d’une certification délivrée par des organismes accrédités comme l'AFNOR ou le LNE. Il certifie que votre caisse enregistreuse répond bien au cahier des charges officiel et respecte toutes les normes de sécurisation des données.

2. L'attestation de l'éditeur

Votre fournisseur doit vous remettre une attestation individuelle de conformité. Ce document officiel certifie que votre matériel respecte les conditions légales d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Cette attestation engage la responsabilité de l’éditeur. Elle doit contenir :

  • Le nom et la référence de votre logiciel
  • La date de son acquisition
  • La mention des conditions respectées

Vous pouvez la recevoir au format papier ou numérique.

Bon à savoir : c’est au commerçant lui-même de réclamer cette attestation auprès de son fournisseur, elle n’est pas délivrée automatiquement !

Les alternatives "papier" à la caisse enregistreuse

Si vous décidez de ne pas utiliser de caisse enregistreuse, deux options s'offrent à vous :

Le carnet à souche (facturier)

Il s'agit d'un carnet où chaque page contient un talon et un double, numérotés identiquement.

Vous devez :

  • Inscrire sur le talon et le double chaque transaction effectuée (paiement reçu)
  • Remettre le double au client comme justificatif
  • Conserver les talons dans le carnet à souche

Ces talons font office de pièces comptables justificatives en cas de contrôle fiscal.

Bon à savoir : Pour une vente inférieure à 25 €TTC il n’est pas obligatoire de réaliser une facture quand le client est un particulier et qu’il ne demande pas la facture.

Le livre de caisse

Le livre de caisse ou journal de caisse est un registre relié et numéroté sur lequel vous devez reporter quotidiennement :

  • Toutes vos recettes perçues
  • Toutes vos dépenses professionnelles effectuées

La présentation doit comporter

  • Date de l’opération
  • Mode de règlement (espèces, chèque, carte bancaire, virement, etc)
  • Identification précise de la nature de l’opération
  • Montant de l’encaissement ou de la dépense
  • Solde en début et fin de journée

Ces mentions doivent figurer pour chaque opération, au jour le jour, sans blanc ni altération. Vous devez écrire au stylo non effaçable.

Nos conseils pour bien choisir votre caisse enregistreuse

Maintenant que vous savez quelles sont les obligations légales, voici quelques recommandations pour bien sélectionner votre future caisse enregistreuse :

Comparez les différents modèles du marché

De nombreux éditeurs proposent des caisses tactiles ou des logiciels de caisse « clé en main ». Comparez les fonctionnalités, les tarifs et lisez des avis pour trouver la solution idéale.

Vérifiez la conformité

Avant tout achat, assurez-vous auprès de votre fournisseur que le matériel est bien certifié NF 525 ou à défaut, exigez l’attestation de conformité aux conditions légales.

Privilégiez les caisses évolutives

Optez pour une caisse enregistreuse qui pourra s’enrichir de modules : fidélité client, gestion des stocks, comptabilité, planning...

Pensez mobilité

Si vous êtes amené à vous déplacer sur des salons ou marchés, choisissez une caisse mobile que vous pourrez emmener partout avec vous.

Accessible en ligne

Les systèmes de caisse connectée à une interface en ligne permettent de faciliter la gestion quotidienne de votre entreprise.

Ainsi, vous pourrez analyser vos données et les compiler avec un tableau de bord pour suivre vos indicateurs de performances au quotidien.

En conclusion

L’acquisition d’une caisse enregistreuse certifiée n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée pour faciliter la gestion au quotidien.

Les alternatives comme le carnet à souche ou le livre de caisse sont possibles, mais chronophages si tout est fait « à la main ».

Quelle que soit la solution adoptée, veillez à respecter scrupuleusement les obligations légales de conservation et d’archivage des données. En cas de non-conformité, les sanctions peuvent être très lourdes.

Notre conseil : même si vous n’êtes pas légalement concerné par l’obligation, équipez-vous quand même d’une caisse enregistreuse ! Cela facilite grandement la gestion au quotidien et la comptabilité. Un tel système permet de réaliser des analyses plus précises et plus rapidement que t’attendre une remontée en comptabilité.


Première publication de l'article le 11/12/2023 par Romain Decroix


Après plusieurs années en tant que manager en cabinet d'expertise-comptable j'ai créé mon entreprise en 2021.
J'ai eu beaucoup de mal à trouver des informations pertinentes sur les logiciels adaptés à mon activité.
J'ai perdu beaucoup de temps, d'argent avant de trouver le bon logiciel qui correspondait à moi et à mon activité.
J'aurais préféré utiliser ces ressources pour développer mon jeune business.
Aujourd'hui je partage mon expérience en cabinet comptable afin de vous faire gagner du temps et de l'argent à trouver les partenaires et les logiciels qui vous correspondent vraiment.

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