Mis à jour le 12 décembre, 2023

Registre unique du personnel : les clés pour bien le remplir

Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour chaque entreprise, dès le premier salarié embauché.

Entre les mentions obligatoires, les types de contrats à préciser et la conservation, sa mise en place et sa mise à jour ne sont pas toujours faciles.

Dans cet article, vous allez tout savoir sur les règles à respecter et les bonnes pratiques à adopter pour réussir à mettre en place un registre unique du personnel conforme.

Tout ce qu'il faut savoir sur le registre unique du personnel

Avant de voir comment remplir le registre unique du personnel, nous allons en faire un rapide tour d’horizon : définition, objectifs, obligations légales et sanctions encourues.

Définition et objectifs

Le registre unique du personnel est un document obligatoire répertoriant l’ensemble des salariés d’une entreprise. Son objectif principal est d'assurer une totale transparence sur les effectifs de chaque établissement.

Il permet également de répondre aux obligations légales et de faciliter le suivi RH des employés.

Obligations légales

Ce registre est obligatoire pour tous les employeurs privés, dès le premier salarié. Chaque établissement doit avoir le sien sauf les particuliers employeurs et les associations ayant recours aux chèques emploi associatif.

Le registre doit être constamment tenu à jour et consultable immédiatement sur place en cas de contrôle.

Bon à savoir : le registre unique du personnel n’est pas obligatoirement papier. Il peut être tenu en version numérique sur un tableur Excel par exemple.


Sanctions encourues

En cas d’absence de registre, de non mise à disposition, de données erronées ou manquantes, l'employeur risque une amende de 750€ par salarié concerné.

Maintenant que les aspects réglementaires sont clarifiés, nous allons voir comment remplir ce registre.

Comment remplir votre registre unique du personnel

La partie la plus complexe du registre concerne les mentions obligatoires à faire apparaître. Voyons cela en détail :

Les salariés à inscrire

Tous les salariés travaillant dans votre établissement doivent être inscrits, dans l’ordre chronologique d’embauche.

Vous devez donc inscrire les personnes :

  • CDI, CDD
  • Salariés étrangers
  • Stagiaires, apprentis
  • Intérimaires et salariés d’entreprises extérieures

Bon à savoir : les stagiaires non rémunérés doivent aussi apparaître dans le registre.


Les mentions obligatoires

Pour chaque salarié, vous devez faire apparaître :

  • Identité : nom, prénom, nationalité, sexe, date de naissance
  • Poste occupé et niveau de qualification
  • Date d’entrée et de sortie
  • Type de contrat

Des mentions supplémentaires sont requises selon certains cas de figure :

  • Pour les salariés étrangers : type d’autorisation de travail
  • Pour les apprentis et contrats de professionnalisation : statut à préciser (”apprenti” ou “contrat de professionnalisation”)
  • Pour les salariés à temps partiel : mention “salarié à temps partiel”
  • Pour les intérimaires : nom de l’entreprise de travail temporaire et la mention “salarié temporaire“

La mise à jour

Votre registre unique doit être actualisé à chaque embauche, départ ou changement de situation d'un salarié (promotion, changement de poste...).

Vous devez dater les modifications mais les informations précédentes ne doivent pas être supprimées.

Erreurs à ne pas commettre et conseils pour faciliter la tenue de votre registre

Pour garantir la conformité de votre registre unique sur le long terme, quelques bonnes pratiques sont à adopter.

Évitez les erreurs classiques

Certaines erreurs reviennent souvent et peuvent vous coûter cher :

  • Oublier un salarié
  • Perdre ou égarer votre registre
  • Ne pas le mettre à jour régulièrement
  • Manquer de précision sur le type de contrat

Adoptez les bons réflexes

Voici 5 conseils pour optimiser votre registre :

  • Classer par ordre chronologique d’arrivée des salariés
  • Conserver les historiques de modifications
  • Sauvegarder régulièrement la version numérique
  • Les données sur un ancien salarié doivent être conservées pendant 5 ans après son départ
  • Désigner un responsable en charge de la mise à jour

Notre conseil : vous pouvez déléguer la tenue du registre à un prestataire externe. Souvent les cabinets d’Expertise-comptable peuvent vous proposer cette solution.

En suivant ces bonnes pratiques, votre registre unique sera toujours conforme. Vous pourrez être serein lors des contrôles !


Première publication de l'article le 12/12/2023 par Romain Decroix


Après plusieurs années en tant que manager en cabinet d'expertise-comptable j'ai créé mon entreprise en 2021.
J'ai eu beaucoup de mal à trouver des informations pertinentes sur les logiciels adaptés à mon activité.
J'ai perdu beaucoup de temps, d'argent avant de trouver le bon logiciel qui correspondait à moi et à mon activité.
J'aurais préféré utiliser ces ressources pour développer mon jeune business.
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